Karta dowodowa pompy ciepła: jedna inwestycja, jedna wersja danych

Nagłówek: źródło i wersja programu

Na początku wpisz pełną nazwę naboru, jego oznaczenie, operatora, adres oficjalnej strony, datę kontroli statusu oraz nazwy użytych wersji programu, regulaminu, protokołu i instrukcji. Dodaj datę pobrania plików. Nie zastępuj tego pola linkiem do poradnika lub wiadomością od wykonawcy.

Następnie zapisz planowany dzień wysłania i wynik ponownej kontroli naboru. Formularz dostępny w GWD może zawierać aktualne pola i instrukcję, których nie widać w starszym pliku. Wysyłka następuje dopiero po zakończeniu inwestycji.

Sekcja A. Osoba, budynek i współwłasność

W jednej tabeli roboczej zestaw:

1. imię i nazwisko wnioskodawcy;
2. adres budynku i identyfikujące go dokumenty;
3. podstawę własności lub współwłasności;
4. osobę wskazaną w pozwoleniu na budowę albo zgłoszeniu;
5. datę zawiadomienia o zakończeniu budowy lub wniosku o pozwolenie na użytkowanie, jeżeli miało miejsce;
6. nabywcę i odbiorcę na każdej fakturze;
7. listę współwłaścicieli i status ich zgód;
8. ewentualne pełnomocnictwo wraz z aktualnym wzorem.

Nie kopiuj całego aktu notarialnego do wielu folderów. Oficjalna lista załączników opisuje zanonimizowany zakres używany, gdy wnioskodawca nie jest wskazany w pozwoleniu lub zgłoszeniu. Zachowaj wersję źródłową bez zmian oraz osobną kopię przygotowaną zgodnie z instrukcją.

Sekcja B. Dowód standardu energetycznego

Zapisz tytuł dokumentu, autora, numer lub datę, wersję projektu, wartość EP i zakres systemów uwzględnionych w obliczeniu. Obok wpisz źródło ogrzewania, dokładny model pompy, inne urządzenia grzewcze oraz etap budowy, którego dotyczy dokument. Dla świadectwa dodaj numer z centralnego rejestru i sprawdź osobę uprawnioną.

Jeśli projekt opisuje inne rozwiązanie niż wykonane, oznacz kartę jako niezgodną. Nie przepisuj wartości EP do wniosku, dopóki właściwy dokument nie odzwierciedla stanu wymaganego przez program. Klasa A++ na etykiecie urządzenia nie jest zamiennikiem tej sekcji.

Przeczytaj: Standard energetyczny domu a parametry pompy — dwa różne dowody

Sekcja C. Paszport urządzenia i instalacji

Utwórz jeden rekord dla zamontowanej pompy:

• producent, typ, pełny model i wariant;
• rodzaj dolnego i górnego źródła;
• numer seryjny, jeśli występuje w dokumentach odbiorowych;
• data produkcji oraz dokument, z którego wynika;
• data montażu i uruchomienia;
• karta produktu, etykieta energetyczna, deklaracja zgodności i instrukcja;
• właściwa klasa, warunki jej określenia oraz zgodność z kategorią programu;
• dla instalacji wodnej: dowód współpracy z ogrzewaniem niskotemperaturowym;
• wykonawca albo informacja o samodzielnym montażu, jeśli rzeczywiście miał miejsce i spełnia wymagania aktualnego protokołu;
• gwarancja oraz protokół przekazania dokumentacji użytkownikowi.

Wyszukanie modelu w EPREL pomaga porównać dane produktu, ale wpis w bazie nie jest decyzją NFOŚiGW o kwalifikowalności i nie potwierdza prawidłowego montażu. Analogicznie wykaz z innego programu nie zastępuje załącznika technicznego „Mojego Ciepła”.

Sekcja D. Rejestr kosztów i płatności

Dla każdej faktury utwórz wiersz zawierający numer, wystawcę, nabywcę, datę, pozycję, dokładny model lub powiązane oświadczenie wykonawcy, kwotę, datę zapłaty, metodę i nazwę pliku z potwierdzeniem. Dopisz, z którą częścią protokołu i kosztów kwalifikowanych łączy się dokument.

Jeżeli jedna płatność obejmuje kilka faktur albo faktura jest opłacana ratami, zbuduj czytelne powiązanie kwot. Opis przelewu, rachunek odbiorcy i suma powinny umożliwić odtworzenie przepływu bez zgadywania. Nie zmieniaj treści faktury, by ukryć inny model; uzyskaj prawidłową korektę lub wymagane oświadczenie, jeżeli fakty i dokumentacja programu na to pozwalają.

Sekcja E. Odbiór i zakończenie

Korzystaj z aktualnego wzoru protokołu udostępnionego przez program. Porównaj w nim adres, daty prac, producenta, typ, model i moc z kartą produktu oraz fakturą. Protokół zawiera oświadczenia dotyczące m.in. uruchomienia, kwalifikacji, dokumentacji, nowości urządzeń i ogrzewania niskotemperaturowego. Podpis powinien potwierdzać stan faktyczny, a nie uzupełniać brakujący etap.

Zakończenie inwestycji oznacza montaż i uruchomienie pompy wraz z niezbędną infrastrukturą oraz opłacenie całego zgłaszanego kompletu. Zapisz jedną datę końcową wynikającą z dokumentów i sprawdź, czy poprzedza złożenie wniosku.

Sekcja F. Inne środki i trwałość

Wymień wszystkie publiczne źródła dotyczące domu, pompy lub tych samych faktur, nawet jeśli ostatecznie uznasz je za niepowiązane. Dopisz ulgę podatkową tylko wtedy, gdy rzeczywiście jest rozważana, wraz z odrębną analizą aktualnych zasad. Karta ma ujawnić ryzyko podwójnego finansowania, a nie naginać zapisów do wygodnej odpowiedzi.

Dodaj kalendarz pięcioletniego okresu liczonego od wpływu dotacji, obowiązków informacyjnych, utrzymania urządzenia w lokalizacji i warunków dotyczących źródła na paliwo stałe oraz sposobu wykorzystania budynku.

Kontrola krzyżowa przed GWD

Druga osoba powinna porównać siedem pól we wszystkich źródłach: wnioskodawcę, adres, status budynku, wartość EP, pełny model, daty realizacji oraz kwoty i płatności. Wynik „zgodne” wymaga wskazania pliku. Wynik „nie dotyczy” wymaga krótkiego uzasadnienia. Rozbieżność pozostaje otwarta do czasu jej rzeczywistego wyjaśnienia.

Przeczytaj przed przyjęciem oferty

Wróć do testu kwalifikowalności

Źródła do podstrony, stan na 25.08.2026 r.:

• wykaz wymaganych załączników.
• wzór protokołu.
• instrukcja GWD.
• UOKiK i EPREL.